Combien coûte la mise en place d’une solution cashless ?

Le cashless — paiement sans espèces via carte, bracelet ou badge NFC — s’impose dans les festivals, stades, campings et événements. Fluidité, sécurité, rapidité : les avantages sont évidents.

Mais combien coûte réellement la mise en place d’une solution cashless pour un organisateur ?

1. Le matériel et les équipements

En règle générale, mettre en place un système cashless nécessite plusieurs équipements :

• Terminaux : à partir de 60 € en location.
• Bracelets ou cartes RFID/NFC : entre 0,50 € et 1 € / unité selon la quantité et la personnalisation.

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💡 Chez Easytransac, le matériel (TPE, caisse, PDA) peut être loué pour la durée de l’événement, ce qui réduit l’investissement initial.

2. Le logiciel et la plateforme

En règle générale :

• Logiciel de caisse + licence cashless (gestion cashless, reporting, etc.) : 500 € à 900 € selon la taille.
• Formation et paramétrage à distance ou sur site : selon le nombre d’équipes concernées.

3. Les frais de transaction

💡 En règle générale, la plupart des prestataires du marché appliquent soit des tarifs forfaitaires autour de 1,20 € par participant, soit des commissions globales comprises entre 1 % et 2 % par transaction, souvent variables selon le volume ou l’événement.

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Et ceci, bien évidemment ne comprend pas le matériel (TPE, PDA, bracelets RFID), le support technique sur site, les frais de transaction bancaires, l’exploitation et la maintenance et la personnalisation (bracelets, cartes, design).

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👉 Chez Easytransac, nous avons fait le choix inverse : des taux clairs, transparents et parmi les plus bas du marché, sans abonnement ni frais cachés.

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Les taux sont fixes, transparents et sans engagement :

• Paiement cashless sur site (bracelet, carte ou CB) → 0,55 % + 0,07 € par transaction→ Taux unique, sans abonnement ni frais cachés.
• Recharge cashless en ligne (via site internet) → 0,8 % + 0,10 € par rechargement → Application directe sur le montant crédité.

💡 Les commissions Easytransac sont simples et 100 % transparentes, sans minimum mensuel, sans frais additionnels et sans surprise.

4. Support et exploitation

• Support technique sur site : à partir de 500 € / jour / technicien.
• Connexion réseau / Wi-Fi sécurisé : avoir son propre réseau wifi est recommandé.
• Gestion des remboursements, clôture et reporting dans le backoffice : simplicité des clôtures de caisse, gestion des stocks produits vendus, contrôle du CA en live, contrôle des chargements cashless en live. Gestion des remboursements : extraction d’un fichier XML au format SEPA permettant les virements en masse auprès des festivaliers.

Exemple concret : un festival de 5 000 participants

Prenons un exemple réaliste :

• 5 000 participants
• Dépense moyenne par personne : 40 €
• Panier moyen (rechargement cashless) : 50 € par transaction
• Soit un chiffre d’affaires global d’environ 200 000 €

Full cashless (100 % bracelets ou cartes)

Dans ce modèle, tous les participants utilisent un bracelet RFID pour recharger et payer.

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Les principaux coûts à prévoir :

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• 5 000 bracelets à environ 0.70 € pièce → 3 500 €
• 40 terminaux (en full cashless) loués 70 € chacun → 2 800 €
• Licence plateforme + back-office pour 2 jours → 900 €
• Support technique sur site (1 technicien pendant 2 jours) → 1 000 €
• Recharge en point de vente (75%) : env. 825€
• Recharges en ligne (25%) : env. 250€

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➡️ Total brut : 9 275 € HT

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Contrairement à la majorité de nos concurrents, nous ne prélevons aucun pourcentage / frais à l'activation des supports ou à la transaction.

Nous activons des frais à la demande des organisateurs mais ces derniers entrent directement dans votre Chiffre d'Affaires. Si vous activez 4000 supports Cashless avec des frais d'activation à 1,50 € par festivalier, vous récoltez déjà 6000,00 € + le solde résiduel non réclamé à l'issue du festival ...

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=> Votre solution est autofinancée et peut même vous rapporter des revenus complémentaires. (C'est le cas dans + de 95 % des festivals qui remplissent leur jauge initiale.

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Ce qui donnerait :

• Frais d’activation exemple 1.50 € par demande, en moyenne 90 % des participants → 6000 € de recettes pour l’organisateur.
• Soldes non réclamés : environ 10 % des participants laissent un solde moyen de 2 €, soit + 1 000 € conservés.

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💰 Coût net réel pour l’organisateur : environ 2275 € HT, soit 0,46 € par participant.

6. Les facteurs qui font varier le prix

• Durée et taille de l’événement.
• Nombre de points de vente / terminaux.
• Quantité de bracelets commandés.
• Intégration d’options : contrôle d’accès, accréditations, CRM, etc.
• Services additionnels : reporting avancé, API, automatisations, etc.

7. Rentabilité et retour sur investissement

Les événements équipés d’Easytransac observent :

• +20 à +30 % de chiffre d’affaires
• –80 % de manipulation d’espèces
• ROI dès la première édition pour la majorité des organisateurs (si les spectateurs sont au rendez-vous).

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8. Bilan

De nombreux organisateurs optent aujourd’hui pour le cashless hybride. L’expérience des dernières années démontre que cette solution permet une augmentation significative du chiffre d’affaires, de l’ordre de 20 à 30 %.

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Dans un secteur aussi concurrentiel que l’événementiel, il est essentiel d’améliorer à la fois l’expérience et le parcours des participants pour fidéliser votre public. Le cashless hybride repose sur un modèle qui optimise à la fois le chiffre d’affaires et la satisfaction des festivaliers sur les points de vente.

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En offrant deux modes de paiement (CB et cashless), vous laissez le choix aux participants. En pratique, environ 85 % des festivaliers règlent directement en CB (carte bancaire, smartphone NFC, montre connectée). Ce système réduit les files d’attente aux banques (seuls 15 % utilisent le cashless), ce qui entraîne mécaniquement une hausse des ventes sur site.

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Avantages :

• Les participants consomment directement sans attendre aux banques cashless.
• Ils achètent jusqu’à la dernière minute (sans se soucier d’un éventuel rechargement).
• Réduction des frictions et amélioration de l’expérience utilisateur.
• Solution tout-en-un : un seul terminal (intégrant le logiciel de caisse) pour les points de vente et de rechargement.
• Besoin en personnel réduit grâce à un dimensionnement plus léger des banques.
• Solde résiduel sur les supports (cartes/bracelets) générant des revenus additionnels.
• Moins de gestion SAV cashless après l’événement.

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Il est également possible d’activer des frais d’activation ou de remboursement sur les supports cashless. Ces frais sont intégralement reversés à votre chiffre d’affaires. Nous ne prélevons aucune commission sur les transactions ou l’activation de vos supports.

Easytransac, partenaire des lieux culturels et des événements

Spécialiste des solutions monétiques, nous accompagnons les gérants de lieux ou d'événements avec :

▸ Des TPE haute performance (Terminaux Android fixes ou mobiles)

▸ Un système de caisses intégrées pour une gestion unifiée

▸ Le cashless pour digitaliser les espèces sur site

▸ Un système de contrôle d'accès, accréditations et CRM

▸ Des portails e-commerce sécurisés

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