Pour les associations et les organisateurs d’événements, la gestion des paiements est souvent un sujet sensible. Entre les files d’attente, la manipulation de liquide, les erreurs de caisse et la gestion d’équipes bénévoles, l’encaissement peut vite devenir une source de complexité.
C’est pour répondre à ces contraintes que le cashless événementiel s’est progressivement imposé comme une solution fiable, aussi bien pour les festivals que pour les événements associatifs, sportifs ou culturels.
Le cashless associatif : de quoi parle-t-on exactement ?
Le cashless consiste à remplacer l’argent liquide (et parfois les tickets papier) par un support de paiement dématérialisé, généralement une carte ou un bracelet.
Ce support est utilisé sur l’ensemble de l’événement pour régler les consommations : bar, restauration, merchandising, activités.
Pour le public, le principe est simple : un support unique, un paiement rapide.
Pour l’association, c’est surtout un moyen de centraliser et sécuriser les encaissements.
Pourquoi de plus en plus d’associations passent au cashless
Le succès du cashless dans le milieu associatif repose avant tout sur des bénéfices très concrets.
Pour les organisateurs :
- réduction de la manipulation de liquide,
- moins d’erreurs de caisse,
- encaissement plus rapide aux heures de pointe,
- meilleure traçabilité des recettes,
- clôture d’événement simplifiée.
Pour les bénévoles :
- moins de calculs,
- moins de stress,
- une prise en main rapide, même sans expérience préalable.
Le cashless permet ainsi de professionnaliser l’encaissement, sans alourdir l’organisation.
A LIRE : Combien coûte la mise en place d’une solution cashless ?
Une expérience plus fluide pour le public
Du point de vue des participants, le cashless améliore sensiblement l’expérience sur l’événement.
Une fois le support chargé, le paiement devient quasi instantané, ce qui réduit l’attente sur les points de vente les plus sollicités.
Selon les événements, le public peut :
- recharger son support en amont,
- recharger sur place,
- suivre ses dépenses,
- et, le cas échéant, demander un remboursement après l’événement.
Cette fluidité profite directement à l’ambiance générale… et souvent au chiffre d’affaires.
S’adapter à la réalité des événements associatifs
Toutes les associations n’ont pas les mêmes besoins.
Un tournoi sportif local, une fête de village ou un festival associatif ne nécessitent pas le même niveau de dispositif.
Une solution cashless adaptée au monde associatif doit pouvoir :
- être dimensionnée selon la taille de l’événement,
- fonctionner avec un nombre variable de points de vente,
- être simple à déployer,
- et, si nécessaire, cohabiter avec le paiement par carte bancaire.
La flexibilité est souvent plus importante que la sophistication.
Cartes avantages : remercier les bénévoles simplement
Dans une association, l’engagement des bénévoles est essentiel. Pourtant, les moyens de reconnaissance sont souvent limités ou difficiles à gérer : tickets papier, consommations “offertes” non tracées, arrangements informels.
Le cashless permet de mettre en place des cartes ou bracelets avantages, crédités à l’avance et utilisables directement sur l’événement.
Concrètement, l’organisation peut :
- attribuer un support cashless à chaque bénévole,
- créditer un montant défini (boissons, repas, budget global),
- limiter l’usage à certains points de vente si nécessaire,
- suivre précisément les dépenses associées.
Ce système permet de remercier les bénévoles de manière équitable, tout en conservant une gestion claire et centralisée.
A LIRE : Cashless hybride en festival : pourquoi privilégier cette solution
Une gestion plus claire, sans systèmes parallèles
Les cartes avantages évitent la multiplication de solutions informelles difficiles à contrôler.
Tout est paramétré en amont : montant, durée, règles d’utilisation.
Pour l’association, cela signifie :
- moins de discussions en caisse,
- pas de tickets à imprimer ou à distribuer,
- aucune gestion manuelle après l’événement,
- une traçabilité complète des avantages accordés.
C’est un vrai gain de temps, notamment sur les événements de plusieurs jours ou mobilisant de nombreuses équipes.
Un outil de suivi pour mieux préparer les prochaines éditions
Au-delà de l’encaissement, le cashless offre une vision globale de l’activité :
- chiffre d’affaires par point de vente,
- produits les plus consommés,
- périodes de forte affluence.
Ces données permettent aux associations d’améliorer l’organisation des éditions suivantes, d’ajuster les stocks ou de repenser l’implantation des stands.
Une approche pensée pour le terrain associatif
Des solutions comme Cashless.fr, développée par Easytransac, s’inscrivent dans cette logique pragmatique : proposer un cashless simple, modulable et adapté aux contraintes réelles des associations.
L’objectif n’est pas de complexifier l’événement, mais de faciliter l’organisation, aussi bien pour les équipes que pour le public.
Bien choisir sa solution cashless quand on est une association
Avant de se lancer, quelques questions permettent d’orienter le choix :
- combien de participants sont attendus ?
- combien de points de vente seront ouverts ?
- qui encaisse (bénévoles, salariés) ?
- faut-il conserver le paiement CB en complément ?
- souhaite-t-on mettre en place des avantages bénévoles ?
Une solution efficace est avant tout celle qui correspond au terrain réel de l’association, à ses moyens et à ses objectifs.
Un projet ? N'attendez plus, on est là pour vous conseiller ! Contactez nos équipes ICI.
Conclusion
Le cashless est aujourd’hui un outil mature et accessible pour les associations et les événements. Lorsqu’il est bien dimensionné, il permet de gagner en fluidité, en sécurité et en confort d’organisation, tout en améliorant l’expérience du public et des bénévoles.
Adopté avec pragmatisme, le cashless devient un véritable allié de l’événement associatif, et non une contrainte supplémentaire.
Qui sommes-nous ?
Avec plus de 60,000 clients, Easytransac capitalise sur une décennie d'expertise dans diverses solutions de paiement (vente à distance, ecommerce, vente de proximité, cashless, encaissement mobile…).
Easytransac est à la pointe de l'innovation dans l'écosystème des paiements électroniques et des solutions hybrides et cashless qui répondent aux exigences des e-commerçants, des professionnels de l'événementiel et des PME.
Notre plateforme simplifie les transactions et enrichit l'expérience utilisateur, grâce à une interface intuitive et un suivi en temps réel, tout en assurant la sécurité à chaque paiement.
Un projet ? N'attendez plus ! Contactez nos équipes ICI.
.avif)